Privacyverklaring

Hoe ai-geletterd.nl persoonsgegevens verwerkt — grondslagen, bewaartermijnen, subverwerkers en uw rechten onder de AVG.

Versie:
v1.0 (concept)
Van kracht vanaf:
Laatst bijgewerkt:

Concept — deze tekst is nog in juridische review en nog niet definitief.

ai-geletterd.nl verwerkt persoonsgegevens zorgvuldig en in lijn met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG). Deze verklaring legt uit welke gegevens wij verwerken, waarom, op welke grondslag, hoe lang en met welke partijen.

Voor de gegevens van uw medewerkers bent u (de werkgever-klant) de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker; daarvoor geldt aanvullend onze verwerkersovereenkomst. Voor onze eigen contact-, account- en facturatiegegevens zijn wij verwerkingsverantwoordelijke.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

ai-geletterd.nl. Contactgegevens en KvK-nummer zijn op aanvraag beschikbaar via het in deze verklaring genoemde contactpunt. Heeft u een functionaris voor gegevensbescherming of privacyvraag, neem dan contact met ons op via het privacyloket in de applicatie.

2. Welke gegevens en op welke grondslag

Wij verwerken per activiteit de volgende gegevens en grondslagen (artikel 6 AVG):

  • Authenticatie en toegang — naam, zakelijk e-mailadres. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (6(1)(b)). Bewaartermijn: duur van het lidmaatschap + 90 dagen.
  • Cursusafname — inschrijvingen, voortgang, toetsresultaten. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (6(1)(b)). Bewaartermijn: lidmaatschap + 90 dagen; afgeronde onderdelen blijven als bewijs bewaard.
  • Certificaatuitgifte — certificaatgegevens en handtekening. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (6(1)(b)) én wettelijke verplichting/bewijs voor artikel 4 AI-verordening (6(1)(c)). Bewaartermijn: 7 jaar.
  • AI-register — inventarisatie van AI-systemen bij de klant. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (6(1)(b)). Bewaartermijn: duur + 3 jaar.
  • Facturatie — bedrijfs-, BTW- en betaalgegevens. Grondslag: overeenkomst (6(1)(b)) én fiscale verplichting (6(1)(c)). Bewaartermijn: 7 jaar (Wet op de omzetbelasting 1968, artikel 52).
  • Marketing-e-mail — e-mailadres. Grondslag: toestemming (6(1)(a)). Bewaartermijn: tot uitschrijving + 90 dagen bewijs van toestemming.
  • Productanalyse (PostHog-EU) — gebruiksgebeurtenissen in de applicatie. Grondslag: toestemming via de cookiebanner (6(1)(a)). Bewaartermijn: 12 maanden roulerend.
  • Toestemmingsregistratie — welke versie van de analysebanner u accepteerde. Grondslag: wettelijke verplichting om toestemming aan te tonen (6(1)(c), artikel 7(1) AVG). Bewaartermijn: levensduur van de toestemming + 3 jaar.
  • Beveiligings- en auditlogging — gebeurtenissen, geen vrije tekst met persoonsgegevens. Grondslag: gerechtvaardigd belang (6(1)(f)) én wettelijke verplichting (6(1)(c)). Bewaartermijn: 3 jaar.

3. Bijzondere categorieën

Wij verwerken geen bijzondere categorieën persoonsgegevens (artikel 9 AVG). Lever deze niet aan in vrije tekstvelden.

4. AI en uw gegevens

Voor functies die een taalmodel gebruiken loopt al het verkeer via één centrale, gecontroleerde route. Daarbij geldt:

  • een PII-scrubber verwijdert herkenbare persoonsgegevens vóór verzending;
  • Anthropic mag contractueel niet trainen op klantgegevens;
  • wij verwerken bij voorkeur op een EU-endpoint; bij een uitzonderlijke VS-fallback gelden SCC 2021/914 module 2 en een Transfer Impact Assessment.

5. Subverwerkers en ontvangers

Wij schakelen uitsluitend subverwerkers uit een vaste lijst in (waaronder Vercel, Supabase, Anthropic, Mollie, Resend, Sentry, PostHog-EU, Plausible, Upstash en Backblaze B2); de volledige lijst met rol en locatie staat in de verwerkersovereenkomst. Daarnaast bevragen wij de publieke VIES-dienst van de Europese Commissie om een EU-BTW-nummer te valideren; VIES is een ontvanger, geen verwerker, en ontvangt uitsluitend een BTW-nummer met landcode.

6. Doorgifte buiten de EER

Alle klantgegevens worden binnen de EU verwerkt (Frankfurt primair, Amsterdam voor koude back-ups). Uitzonderlijke doorgifte buiten de EER is alleen mogelijk via de Anthropic-fallback en is dan afgedekt met standaardcontractbepalingen.

7. Uw rechten

U heeft recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking, bezwaar en dataportabiliteit (artikelen 15–22 AVG). In de applicatie kunt u onder Privacy zelf een export downloaden en wissing aanvragen. Bij wissing pseudonimiseren wij identificerende gegevens, maar behouden wij de handtekening, slug, data en hash van een certificaat (7 jaar, bewijs artikel 4) en de auditregel (3 jaar); op de verificatiepagina verschijnt dan "houder gepseudonimiseerd". U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Cookies

Onze marketingsite gebruikt uitsluitend cookieloze analyse. In de applicatie plaatsen wij pas analyse na uw toestemming. Zie de cookieverklaring.

Deze privacyverklaring is een concept en wordt vóór livegang juridisch getoetst.

Bronnen